ETIČNI KODEKS

1. UVOD

1.1 V skladu z italijansko zakonodajno uredbo 231/01 je bila v italijanski pravni sistem uvedena upravna in kazenska odgovornost pravnih entitet, katerih zaposleni ali vodje storijo kazniva dejanja, določena v tej uredbi.

1.2 V skladu s takšno zakonodajo in v prepričanju, da je etika bistvenega pomena za uspeh podjetja pri opravljanju poslovnega poslanstva, je družba Subaru Italia S.p.A. pripravila ta Etični kodeks. Etični kodeks je spisan tako, da prepreči kakršno koli sodelovanje pri kriminalnih dejavnostih s strani zaposlenih, izvajalcev, partnerjev ali direktorjev. Poleg tega ponovno potrjuje, da morajo biti vse dejavnosti, ki jih družba opravlja, storjene s poštenostjo, integriteto, dobro vero in skladne z zakonom. Prav tako morajo spoštovati pravice tretjih oseb, zaposlenih, delničarjev, poslovnih in finančnih partnerjev, ter na splošno vsakogar, ki sodeluje pri dejavnostih te družbe. Ti ljudje so v tem dokumentu omenjeni kot prejemniki Etičnega kodeksa.

1.3 Iz tega razloga morajo zaposleni družbe Subaru Italia S.p.A (brez razlikovanja ali izjem- tudi tisti, katerih posli z družbo bi lahko vodili do kaznivih dejanj, o katerih razglablja zakonodajna uredba 231/01) spoštovati in izvajati načela, navedena v tem dokumentu. Pri tem morajo upoštevati, da interesi in uresničevanje ciljev družbe ne bodo nikoli upravičili kakršnega koli ravnanja v nasprotju s temi (spodaj navedeni) načeli ali s politiko, ki ureja poslovne dejavnosti družbe. Omenjena politika upošteva vsebino tega Etičnega kodeksa.

1.4 Etični kodeks zastavlja poglavitna načela etičnega vedenja, ki se ga morajo držati vsi prejemniki, v okviru svojih odgovornosti in v povezavi s svojim položajem.
Etični kodeks bo s pomočjo določenih komunikacijskih dejavnosti predstavljen vsem članom upravnega odbora ter odbora zakonitih revizorjev, vsem zaposlenim in vsem, ki bodo vzpostavili odnos z družbo Subaru Italia S.p.A.

1.5 Etični kodeks je podvržen spremembam in dopolnitvam, kot odgovor na spremembe znotraj in zunaj podjetja. S tem se zagotovi skladnost med informacijami in zahtevanim vedenjem.

2. ETIČNE VREDNOTE

2.1 Etična načela predstavljajo temeljne vrednote, ki jih morajo ponotranjiti prejemniki Etičnega kodeksa, ko dosegajo cilje podjetja. Predstavljajo primaren in bistven pomen. Družba Subaru Italia S.p.A se zavezuje, da bo:

• upoštevala vse italijanske in mednarodne zakone, predpise, pravila in direktive ter jih uveljavljala pošteno in z integriteto;
• preprečila in se izogibala korupciji in navzkrižjem interesov;
• upravljala vse odnose znotraj in zunaj podjetja v skladu z načelom poštenosti;
• s konkurenco tekmovala na pošten način;
• zagotovila transparentne, pravilne informacije o svoji finančni situaciji in poslovni uspešnosti;
• zaupno obravnavala vse informacije, pridobljene med opravljanjem poslovne dejavnosti;
• delničarjem podala vse informacije, preden bodo morali sprejeti kakršno koli odločitev;
• ohranjala in varovala fizična sredstva in intelektualno lastnino podjetja;
• povečala naložbe z namenom zaščite in povečanja vrednosti podjetja;
• varovala in povečala učinkovito uporabo človeških virov, hkrati pa spoštovala vse splošno priznane človekove pravice;
• uvedla ustrezne varnostne sisteme, s katerimi bo preprečila kakršno koli tveganje v zvezi z zaščito in varnostjo osebja;
• pri svojem načrtovanju in promociji poslovne dejavnosti pametno razpolagala z naravnimi viri in ohranjala okolje za prihodnje generacije.

Za takšne namene se družba Subaru Italia S.p.A zavezuje, da bo:

1. v podjetju zagotavljala in spodbujala dosledno upoštevanje veljavnih zakonov in predpisov ter splošno sprejetih načel transparentnosti, zvestobe in poštenosti pri poslovanju;
2. v podjetju zagotavljala in spodbujala dosledno upoštevanje vseh organizacijskih pravil in posledično tudi politike podjetja, še zlasti tistih, ki se nanašajo na preprečevanje kriminala;
3. spodbujala in zahtevala upoštevanje vseh zgoraj omenjenih zakonov, predpisov, načel, organizacijskih pravil in politike, tudi s strani njenih izvajalcev, kupcev in dobaviteljev;
4. z javnimi organi, zaposlenimi, izvajalci, kupci, dobavitelji, investitorji, delničarji in s širšo javnostjo poslovala na pošten in zakonit način in ne na način, ki kakor koli nasprotuje zgornjim načelom;
5. zagotovila upoštevanje načel transparentnosti, poštenosti in zanesljivosti pri sodelovanju s svojimi pogodbenimi strankami in širšo javnostjo.
6. zagotovila spoštovanje do strokovnosti ter telesne in moralne integritete zaposlenih, prav tako pa bo zagotovila tudi zaščito okolja in varnosti, zlasti zdravja in varnosti na delovnem mestu;
7. preprečila, zatrla in se izognila kakršni koli obliki diskriminacije na podlagi spola, starosti, spolne usmerjenosti, rase, državljanstva, fizičnega in ekonomskega stanja ter verskega ali političnega prepričanja.

3. PREJEMNIKI

3.1 Prejemniki tega Etičnega kodeksa so upravni odbor, osebje, kupci, dobavitelji, pogodbeni izvajalci, zunanji svetovalci, javna podjetja in delničarji. Podjetje spodbuja široko distribucijo Etičnega kodeksa prejemnikom in pravilno razlago njegove vsebine ter ponuja najustreznejša orodja za lajšanje razumevanja le-te.

NAČELA OBNAŠANJA

3.2 Upravni odbor

3.2.1 Upravni odbor se mora zavedati svoje dolžnosti spoštovanja zakonov, lokalnih predpisov in pravil o nadzoru, ter ohranjati avtonomno in neodvisno vodenje, spoštovati javne institucije, zasebnike, poslovna združenja in politične stranke. Prav tako morajo zagotoviti ustrezne informacije potrebne za notranji in zunanji nadzor. Upravni odbor mora oceniti primere navzkrižja interesov in nezdružljivosti funkcij, dolžnosti ali položajev znotraj ali zunaj podjetja ter jih obravnavati pošteno, z integriteto in s čutom za odgovornost.

3.3 ZAPOSLENI

3.3.1 Zaposleni predstavlja ključen del podjetja in razvoj tega kadra je bistven pri doseganju ciljev podjetja. Podjetje mora krepiti vrednost in razvoj strokovnih znanj in spretnosti ter prepovedati diskriminatorske prakse pri zaposlovanju, izobraževanju, usposabljanju, vodenju, poklicni rasti in plači. Zagotoviti mora tudi ustrezno usposabljanje na področju informiranja, usposabljanja in ozaveščenosti.

3.3.2 Celotno osebje družbe Subaru Italia S.p.A. mora:

• upoštevati veljavne zakone in predpise vseh držav, v katerih posluje podjetje;
• delovati v skladu z načeli, kot so varovanje in spoštovanje ljudi, poštenost in pravičnost v osebnih odnosih, osebna odgovornost, ekipni duh in spoštovanje hierarhičnih in delovnih odnosov;
• čimbolj preprečiti navzkrižje interesov z nasprotnimi strankami, in če se kakšno pojavi, o tem nemudoma obvestiti neposredno nadrejenega;
• vse podatke, novice in informacije obravnavati s popolno zaupnostjo ter jih ne razkriti ali uporabiti za svoje namene ali namene tretje osebe;
• zaščititi in ohraniti premoženje družbe in njim namenjeno blago, ter se izogniti uporabi le-tega za osebni namen ali korist;
• Od strank ali drugih oseb, s katerimi posluje družba Subaru Italia S.p.A. ne prejemati ali jim dajati kakršne koli odškodnine ali dodatkov, ki bi si jih lahko razlagali kot način izvajanja pritiska. Izjema so darila, ki so simbolične vrednosti;
• ne izkoriščati in neposredno ali posredno zahtevati priporočil ali prednostne obravnave zase ali tretje osebe. Ravno nasprotno- izvajati mora vse potrebne ukrepe za preprečevanje in izogibanje korupciji;
• poslovnemu partnerju ali javnemu uslužbencu ne smejo ponujati, obljubljati ali zagotavljati – ali neposredno ali posredno – ugodnosti ali prednostne obravnave, prav tako pa je ne smejo zahtevati ali sprejeti sami;
• ne izvajati plačil, ki presegajo vrednost prejete storitve ali materiala, z namenom, da bi denar preusmerili uradnikom, zaposlenim ali partnerskim podjetjem;
• ne sodelovati pri, ukvarjati se z ali povzročiti ravnanj v nasprotju z zakonom, še zlasti kaznivih dejanjih zapisanih v zakonodajni uredbi 231/01, člen 25.

3.3.3 Zaposleni so dolžni nemudoma obvestiti svojega nadrejenega (ali neposredno nadzorni svet, če je nadrejeni odsoten ali vpleten v te okoliščine), ti pa jih morajo nemudoma posredovati nadzornemu svetu po ustaljenih postopkih, kadar:

• vedo, da je prišlo do kršitve zakonov in drugih predpisov tega Etičnega kodeksa;
• vedo, da je v računovodskem postopku ali v dokumentaciji, na kateri temeljijo vknjižbe prišlo do izpuščanja, zanemarjanja ali ponarejanja informacij;
• vedo, da je v zvezi z upravljanjem in načinom opravljanja storitev prišlo do nepravilnosti ali okvar;
• jim stranke, s katerimi posluje Subaru Italia S.p.A. ponujajo darila ali nadomestila;
• imajo informacije o prejetih navodilih, ki so v nasprotju z zakonom, notranjimi pravili podjetja ali Etičnim kodeksom.

3.4 Stranke

3.4.1 Stranke so ključen del premoženja podjetja. Da bi okrepili zvestobo in spoštovanje strank, je bistvenega pomena, da se pri vseh odnosih s strankami pokaže poštenost, navdušenje, transparentnost in strokovnost, ter da so jim na voljo vse informacije, ki jim bodo pomagale, da sprejmejo poučene in utemeljene odločitve, brez kakršne koli prisile.

3.4.2 Za zaščito svoje poslovne zanesljivosti in ugleda, bo Subaru Italia S.p.A.:

• kot glavni cilj zastavil popolno zadovoljstvo strank, ki prejemajo storitev;
• s strankami zgradil stabilen odnos, po načelih pravičnosti in učinkovitosti;
• s strankami ohranjal profesionalen, pošten in vzajemen odnos in jim podal dovolj informacij, da bodo lahko sprejele ozaveščene in strokovne odločitve;
• za komunikacijo uporabljal jasne, preproste oblike, skladne s trenutnimi pravili, zato da se ne izpusti nobene pomembne informacije, ki jo stranke potrebujejo za razumevanje;
• zavrnil opravljanje poslov s posamezniki, za katere je znano ali obstaja sum, da so vpleteni v nezakonite dejavnosti ali da niso zanesljivi s poslovnega ali osebnega vidika;
• zavrnil kakršno koli obliko notranjih ali zunanjih »priporočil« ali »pogojevanja«;
• zagotovil, da so postopki popolnoma skladni z zakoni o pranju denarja, varstvom osebnih podatkov, transparentnosti ter z zakoni o oderuštvu.

3.5 Dobavitelji

3.5.1 Dobavitelji so izbrani na podlagi njihove strokovnosti in usposobljenosti. Prestati morajo objektiven in transparenten izbirni postopek, ki ščiti interese podjetja. Njihov izbirni postopek v vsakem primeru upošteva:

• dobaviteljevo spoštovanje zakonodaje o varstvu okolja, kolektivnega pogajanja in varnosti na delovnem mestu;
• dobaviteljevo zmožnost spoštovanja sporazuma o zaupnosti, glede na vrsto storitve.

3.5.2 Subaru Italia S.p.A. bo v odnosih z dobavitelji spoštoval načela poštenosti, strokovnosti, učinkovitosti, verodostojnosti in zanesljivosti. Da se doseže dogovor bo pripravljen poiskati sporazumne rešitve za vsak problem, ki bi se lahko pojavil.

3.5.3 Obvezno spoštovanje načel Etičnega kodeksa mora biti izrecno navedeno v vseh dobavnih pogodbah. Vsakršno neupoštevanje teh načel se kaznuje. Subaru Italia S.p.A. ima v tem primeru pravico, da odpove pogodbo na podlagi poglavitnega pomena, ki je v njej predviden.

3.5.4 Da bi zagotovili kar največjo preglednost in učinkovitost pri postopku nakupa, Subaru Italia S.p.A.:

• pripravi navodila, ki urejajo ustrezno dokumentiranje sprejetih odločitev (»sledljivost«);
• obdrži podatke in dokumente uradnega sklepanja pogodb ali izbire dobaviteljev in pogodbenih dokumentov za obdobja, določena z veljavnimi predpisi in navedena v internih postopkih nakupa;
• pripravi navodila, kjer je zapisano, v katerih primerih lahko podjetje plača zunanje stranke in v katerih primerih se lahko denar nakaže na bančne račune tujih bank.

3.6 Zunanji sodelavci in svetovalci

3.6.1 Pri izbiri izvajalcev iz zunanjih svetovalcev bo Subaru Italia S.p.A.:

• skrbno izbral ljudi in subjekte, ki so usposobljeni, imajo odličen ugled in ohranjajo brezhibno moralno integriteto;
• skrbno upošteval notranjo politiko pri izbiranju in upravljanju poslov z zunanjimi izvajalci, svetovalci, predstavniki in zastopniki podjetja;
• spoštoval načela Etičnega kodeksa, ki morajo biti izrecno navedena v vseh dobavnih pogodbah. Vsakršno neupoštevanje teh načel se kaznuje. Subaru Italia S.p.A. ima v tem primeru pravico, da odpove pogodbo;
• preveril, da izvedena plačila ne presegajo ustreznega nadomestila za opravljene storitve.

3.7 Javni subjekti

3.7.1 Odnos, ki ga uprava in osebje podjetja Subaru Italia S.p.A izražajo javnim subjektom mora vsebovati poštenost in integriteto, ter upoštevati zakone poštene poslovne prakse, brez da bi nasprotni stranki postavljalo pogoje, ki bi vplivali na to, da bi bil Subaru Italia S.p.A. deležen ali zahteval posebnih ugodnosti. Prav tako je prepovedano upoštevati zahteve javnih subjektov, katerih namen je podrediti odločbe in ukrepe, ki koristijo podjetju ter vplivati na višino in količino nagrad.

3.7.2 Nezakonita plačila s strani italijanskih subjektov ali njihovih zaposlenih, in nezakonita plačila prek posrednikov, ki delujejo v imenu takšnih subjektov v Italiji in tujini, se štejejo kot korupcijska dejanja.

3.7.3 Če podjetje uporablja svetovalca ali tretjo osebo, da ga zastopa pri poslovanju z javnimi subjekti, mora zagotoviti, da med njimi ni navzkrižja interesov.

3.7.4 Posle z javnimi subjekti vodijo predstavniki družbe, ki so za to določeni. Vsa dokumentacija, v kateri so povzeti postopki, s katerimi je Subaru Italia S.p.A. stopil v stik z javnimi subjekti, mora biti skrbno zbrana in shranjena.

3.7.5 Če se pojavijo izrecni poskusi kršenja ali izogibanja zgoraj navedenih načel, so zaposleni dolžni nemudoma obvestiti svojega nadrejenega (ali neposredno nadzorni svet, če je nadrejeni odsoten ali vpleten v te okoliščine), ti pa jih morajo nemudoma posredovati nadzornem svetu.

3.7.6 V vsakem primeru se Subaru Italia S.p.A. med poslovnimi pogajanji ali komercialnimi ali drugimi posli z javnimi subjekti, bodisi v Italiji ali drugih državah, zavezuje, da ne bo:

• vplival na izid ali smer odnosa z javnim subjektom, s tem, da ponudi delovne in/ali poslovne priložnosti osebju javnega subjekta, ki sodeluje v pogajanju, prav tako pa ne njegovim družinskim članom in prijateljem;
• ponujal daril ali kakršnih koli nagrad. Izjema so darila, ki imajo majhno vrednost in ne presegajo meje, ki jo dovoljuje podjetje;
• zahteval ali skušal pridobiti zaupne informacije, ki bi lahko ogrozile integriteto ali ugled družbe.

3.7.7 Dejanja poslovne vljudnosti, kot so darila, oblike gostoljubnosti ali druge vrste ugodnosti (tudi v obliki donacij), so dovoljena le, če imajo majhno vrednost in ne ogrožajo integritete ali ugleda vseh vpletenih strank in če imajo nek poseben namen. Takšna dejanja morajo biti vedno vnaprej odobrena in ustrezno dokumentirana, tako da si jih tretje osebe ne morejo razlagati kot dejanja korupcije.

3.8 Protimonopolni organi

3.8.1 Subaru Italia S.p.a. se drži pravil protimonopolne zakonodaje in organov, ki uravnavajo trg. Podjetje ne zanika, prikriva ali odlaša z informacijami, ki jih med preiskavami zahtevajo protimonopolni organi in drugi regulatorni organi prvi svojih inšpekcijskih ukrepih, in v celoti sodeluje v preiskovalnih postopkih.

3.8.2 Za čim večjo transparentnost se Subaru Italia S.p.A. zavezuje, da se bo izognil navzkrižju interesov z vsemi zaposlenimi in njihovimi družinskimi člani.

3.8.3 Noben delavec ali izvajalec ne sme nikoli domnevati, da lahko prezre protimonopolne predpise. Protimonopolni predpisi so v interesu podjetja in se jih mora upoštevati. Nihče v podjetju nima pooblastil za izdajanje ukazov ali direktiv, ki so v nasprotju s takšno politiko. Zaposleni morajo upoštevati protimonopolne zakone držav, v katerih posluje podjetje. Zaposleni ne smejo sklepati »pogodb o vzajemnosti« za nakup izdelkov in storitev od dobaviteljev.

3.8.4 Podjetje se zaveda, da se lahko včasih pojavijo dvomi o pravilni razlagi zakonov in predpisov; v tem primeru morajo zaposleni in izvajalci povprašati za mnenje vodje oddelka za pravne zadeve.

3.9 Politična in sindikalna združenja

3.9.1 Poslovanje s političnimi in sindikalnimi združenji se ureja z za to zadolženimi funkcijami, s kar se da največjo transparentnostjo in neodvisnostjo.

3.9.2 Političnim strankam ali političnim in sindikalnim gibanjem, odborom, združenjem ali njihovim predstavnikom je prepovedano dajati nagrade ali druge ugodnosti, ker bi se lahko smatralo, da s tem podjetje kaže svojo podporo.

3.10 Mediji

3.10.1 Z novinarji in mediji se ukvarja izključno oddelek, ki je bil za to pooblaščen in deluje po predpisanih pravilih. Vse informacije o podjetju morajo biti resnične in v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi.

3.10.2 Zaposleni, ki se udeležujejo javnih sestankov in demonstracij, morajo to storiti izključno v svojem imenu in ne smejo uporabiti imena ali blagovne znamke podjetja brez izrecnega pooblastila.

3.11 Konkurenca

3.11.1 Subaru Italia S.p.A. ne podaja negativnih komentarjev in mnenj o konkurenci, saj se z njimi raje pošteno primerja na podlagi kakovosti in preglednosti ponujenih izdelkov in storitev. Subaru Italia S.p.A. ne odobrava nobenega vedenja, ki bi ga lahko interpretirali kot nepošteno konkurenco, kot je opredeljeno v italijanski zakonodaji in zakonodaji EU. Zato ne dovoljuje nobenega ravnanja, s katerim se želijo zaposleni, tretje osebe ali podjetje samo, neposredno ali posredno izogniti zakonodaji, ki je bila ustanovljena za uravnavanje konkurence.

3.12 Donacije in sponzorstva

3.12.1 Sponzorstva so lahko socialne, okoljske, športne, razvedrilne ali umetniške narave. Pri izbiri sponzorstev je Subaru Italia S.p.A. še posebej pozoren na morebitna osebna ali poslovna navzkrižja interesov.

4. NADZORNI SVET IN ETIČNI KODEKS

4.1 Za popolno razumevanje in spoštovanje Etičnega kodeksa, se lahko prejemniki obrnejo na svoje neposredno nadrejene, ali neanonimno na nadzorni svet, ki je odgovoren za njegovo skladnost.

4.2 Nadzorni svet je odgovoren za:

• upravljanje, analizo in preverjanje vsebine Etičnega kodeksa, zato da ga lahko ustrezno prilagajajo spreminjajočim se zakonom;
• zagotavljanje operativne podpore pri razlagi, izvršitvi in uporabi Etičnega kodeksa – pripomočka, v katerem je zapisan način pravilnega vedenja, ki ga je potrebno vzdrževati med opravljanjem svojega dela;
• preverjanje, potrjevanje in poročanje vodstvu o kakršnih koli primerih kršitve pravil, da se lahko izvedejo ustrezni ukrepi v skladu z zakonom, drugimi predpisi in kolektivnimi pogodbami;
• pomoč osebam, ki prijavijo kršitve Etičnega kodeksa. Potrebno jih je zaščititi pred pritiskom, vmešavanjem, ustrahovanjem in maščevanjem;
• pripravo letnega poročila za generalnega direktorja, ki vključuje informacije za upravni odbor o stanju izvršitve in uporabe Etičnega kodeksa.

4.3 Noben zaposleni ali vodja nima pooblastila, da bi odobril izjeme pravil, ki jih vsebuje ta Etični kodeks. Prepričanje, da posameznik deluje v prid podjetja Subaru Italia S.p.A. nikakor ne opravičuje vedenja, ki je v nasprotju z vsemi načeli, določenimi v tem dokumentu.

4.4 Neupoštevanje Etičnega kodeksa bo sprožilo uporabo enega od ukrepov, navedenih v disciplinskem zakoniku.

Besedilo je bilo odobreno s strani upravnega odbora Subaru Italia S.p.A., dne 6/12/2019 in priloženo zapisniku skupščine.